6 Alasan Pentingnya Mendokumentasikan Acara

6 Alasan pentingnya mendokumentasikan acara

Kamu pernah ngadain suatu acara? Misalkan ulang tahun atau bikin pensi sekolah. Hmm … kalau belum pernah bikin suatu acara, minimal kamu pernah datang ke suatu acara, kan? Semisal pensi sekolah, ulang tahun sweet seventeen teman, atau nikahan saudara.

Kalau kamu perhatikan, hampir di setiap acara tersebut ada orang wara-wiri menenteng kamera segede bujubuneng, ada juga yang bawa alat perang lensa kamera yang panjangnya nyamain panjang tangan kamu. Sebenarnya mereka lagi ngapain sih, kok heboh banget? Iya benar, mereka lagi merekam peristiwa atau motret momen acara tersebut.

Kenapa orang rela bayar mahal atau capek-capek buat mendokumentasikan acara, ya? Menurut saya, ada 6 alasan pentingnya mendokumentasikan acara.

Pertama, pentingnya mendokumentasikan acara untuk mengabadikan momen. Coba kamu bayangkan lagi ada di helaran pernikahan dengan dekorasi megaaaah … banget. Bunganya import semua, pelaminannya tinggi menjulang berwarna emas, dan ada banyak pergola berhias pernak-pernik lucu. Kamu cicipi makanannya, ada berbagai menu di buffet: nasi bakar, ikan, daging asap, brokoli, keju, yummiii! Belum kenyang, kamu jajalin juga stall-nya, ada es krim, zupa-zupa, lasagna, buah-buahan, dan lain-lain.

Dekorasi pernikahan

Tiga jam kemudian, apa yang terjadi? Dekorasi dibersihkan sama mamang-mamangnya, bunga-bunga diambil sama saudara, dan makanan habis. Semua hal yang memanjakan mata kamu lenyap nggak bersisa. Bertahun-tahun saya kerja sebagai wedding organizer, Alhamdulillah nggak ada yang tersisa dari pesta pernikahan, kecuali dokumentasinya!

Kedua, pentingnya mendokumentasikan acara untuk rekam jejak manusia. Kamu pasti sadar kalau memori manusia ada memori panjang dan pendek. Seberapa ingat kita akan suatu peristiwa? Misalnya soal pernikahan tadi, apa kamu bakal ingat siapa saja yang datang ke acara pernikahan itu? Runutan acaranya apa saja?

Peristiwa lempar bunga pada saat pesta pernikahan

Pasti kamu pernah dengar cerita sejarah orang tuamu? Mama atau Papa ngomong tentang hari pernikahan mereka sambil lihatin album foto atau muterin video. Sesekali Mama komentar, “Ini loh wajah Papa waktu muda, ganteng ya?” Semua kenangan manusia tersimpan rapi dalam dokumentasi.

Ketiga, pentingnya mendokumentasikan acara untuk bukti bagi sponsor. Sekolah atau kampusmu mengadakan pensi atau festival, kemudian kamu ditunjuk sebagai panitia. Untuk membiaya gelaran tersebut, seluruh panitia sepakat mencari sponsor. Ternyata ada sponsor yang nyantol. Kamu bikin acara yang oke punya, hasilnya harus kamu laporin sama sponsor. Kayak gini loh acaranya, segini loh jumlah pengunjungnya, dan sebagainya. Dengan bukti berupa dokumentasi, sponsor bisa melihat keberhasilan acaramu. Yakin deh, mereka mau jadi sponsor acaramu berikutnya.

Sesi persiapan TwiRies Book Launch

Keempat, pentingnya mendokumentasikan acara adalah sebagai portofolio. Seperti yang disinggung di atas, kamu pernah ngadain acara terus berhasil. Kamu bikin lagi acara baru, penginnya menarik lebih banyak sponsor. Presentasikan pencapaian kamu dengan dokumentasi video dan foto acara sebelumnya. Dengan begitu, ada dua keuntungan, kamu nggak capek ngomong dan sponsor mendapat gambaran yang lebih komprehensif. Atau kamu sedang mengembangkan band, penginnya banyak yang minta kamu isi acara dong? Caranya gimana? Cuma dengan memperlihatkan dokumentasi performance kamu, maka orang-orang akan menaruh minat sama band-mu.

Kolaborasi Yunis Kartika, Afifa Ayu, dan Aldi M. Perdana

Kelima, pentingnya mendokumentasikan acara adalah sebagai bahan riset atau pembelajaran. Misalnya kamu ngadain acara festival, ternyata terjadi kerusuhan. Kenapa nih? Ketika kamu mendokumentasikan setiap sudut festival, kamu bisa mempelajari letak kekurangan keamanan festival tersebut. Begitupun sebaliknya, kamu pengin ngadain pensi sekolah, gimana biar berhasil? Kamu datangi pensi sekolah orang lain, kamu dokumentasikan acaranya, kemudian kamu pelajari faktor apa saja yang bikin mereka berhasil. 

Tarian dari Kalimantan

Contoh lain lagi, kamu mau bikin novel dan harus riset tentang kebudayaan tertentu. Datanglah kamu ke festival kebudayaan. Coba foto-foto dan rekam semua yang kamu butuhkan dari sana. Nah, kalau kamu sebagai pihak penyelenggara, upload dong hasil dokumentasi kamu. Selain kamu bisa mempublikasikan acaramu, kamu juga udah bagi-bagi ilmu buat orang yang lagi riset.

Keenam, pentingnya mendokumentasikan acara adalah sebagai alat penunjang berita atau artikel. Sebagai blogger, saya beberapa kali mendapat undangan untuk datang ke suatu acara. Penyelenggara biasanya minta review acara tersebut. Saat acara berlangsung, saya sibuk foto sana-sini atau merekam beberapa segmen. Saat menulis review, saya bisa dengan mudah menuliskannya. Apalagi kalau pihak penyelenggara kemudian mengirim email berupa dokumentasi foto-foto acara.

Dokumentasi salah satu sub acara Festival Pembaca Indonesia

Nah, sudah kejawab kan, kenapa penting banget mendokumentasikan suatu acara? Buat kamu yang bingung pengin mendokumentasikan acara berupa video dan foto, kamu bisa menghubungi EPIC Creative House, perusahaan profesional di bidang jasa video dan foto. Selain itu juga, EPIC Creative House menyediakan jasa photo booth buat kamu yang pengin ngasih souvenir pada saat acara. Sila berkunjung ke websitenya www.epic-creativehouse.com Twitter: @EPIC_CH Fanpage: EPIC Creative House

Yuk, mulai sekarang kita lebih peduli pada dokumentasi acara ^_^